Come sapere quanto tempo spendiamo quotidianamente tra le diverse sfaccettature del nostro lavoro? Google ha pensato anche a questo, ecco perché nasce Google Time Insight, il potente strumento integrato a Google Calendar che permette di analizzare come impieghiamo il nostro tempo lavorativo.
Siamo certi di farlo al meglio? Vediamo insieme come nasce l’idea e come funziona lo strumento!
Cos’è Google Calendar
Il nuovo strumento Google Time Insight rientra nelle features disponibili su Google Calendar con l’obiettivo di aiutarci a tracciare il tempo che investiamo, in primis, durante i nostri meeting settimana per settimana.
Google Calendar – che è parte della Google Workplace Suite – è lo strumento principale attraverso il quale siamo soliti organizzare il nostro tempo e le nostre giornate lavorative. Pensateci! Incontri, call e video call, reminder, cose da fare: tutto in unico sistema di notifiche a calendario.
La funzione Calendar di Google, negli anni, è divenuta uno strumento must have non soltanto per i digital addicted: è un’app completa, che non ha più soltanto le semplici funzioni di un calendario qualsiasi.
Disponibile su tutte le piattaforme Desktop e Mobile, anche via browser, ci offre la possibilità di creare task, vederne la lista completa, cancellarli, nasconderli, modificarli, marcarli come completati e, al tempo stesso, offre sempre una overview completa del calendario in ottica sempre più condivisibile con colleghi, clienti, altri utenti Google.
Google Calendar è anche lo strumento principale che utilizziamo per “fissare le nostre call”.
Attraverso la creazione di un nuovo evento e la condivisione dello stesso con i nostri interlocutori consente di predisporre, in modo diretto e automatico, anche una room per quell’incontro.
È così che Google Calendar si integra perfettamente a Google Meet, la piattaforma gratuita per effettuare chiamate e videochiamate.
I meeting con Google
L’integrazione perfetta di Google Calendar e Google Meet ci permette di tenere tutto a portata di mano, sotto controllo e reperibile nell’immediato.
Tap, calendario. Tap, riunione. La facilità con cui si passa dall’uno all’altro è straordinaria.
Google Meet
Con Google Meet possiamo effettuare, gratuitamente, riunioni audio e/o video ad alta qualità.
Il servizio è ora molto più sicuro e accessibile a tutti.
Ma quali sono i motivi per cui Google Meet ha raggiunto tale successo?
- Condivisione. Attraverso l’invio di un link è possibile invitare tutti i partecipanti in modo semplice e veloce.
- Partecipazione. Nessuno che non si veda! Grazie all’introduzione di nuovi layout è possibile visualizzare tutti i partecipanti sul nostro schermo.
- Pianificazione. La correlazione con Google Calendar permette la creazione di una nuova riunione già dal nostro calendario e, in un paio di click, l’invio dell’invito a tutti i partecipanti.
- Sicurezza. Nessuno può partecipare a una riunione se non invitato o accettato dall’host.
Bene. Ora sarà sicuramente più semplice comprendere come Google Time Insight si colloca in questo contesto.
Perché Google Time Insight?
Semplificandolo al massimo, potremmo dire che Google Time Insight «estrae il tempo trascorso sui vari progetti salvati nel nostro Google Calendar e ne tiene traccia come un orologio».
Quindi Google Time Insight traccia soltanto le nostre call? Scopriamolo.
L’obiettivo di Google è quello di offrire un nuovo strumento ai suoi utenti per fornirgli una panoramica di come il tempo totale speso è stato ripartito tra le varie attività, le riunioni e le persone. In questa ottica, questo strumento ci permette di capire anche con chi condividiamo più tempo e dedurre, di conseguenza, le opportune valutazioni.
Le parole di Google, in merito, infatti sono state le seguenti:
«You can now use Time Insights in Calendar, a personalized, analytical experience on the web, to see how your time is spent across meetings and collaborators».
Google Time Insight al momento è disponibile solo sui pc.
Come è visibile dallo screenshot effettuato su Google Calendar già abilitato alla nuova funzione, Google Time Insight mostra una suddivisione del tempo totale trascorso in riunioni individuali e riunioni di gruppo.
La nuova funzione è stata predisposta affinché sia visibile esclusivamente dall’utente: non condivisibile, né visualizzabile da terzi. Nelle prossime release sarà introdotta la possibilità di approfondimenti temporali per capire, attraverso l’analisi dell’utilizzo del tempo e dei relativi dati, come pianificare al meglio il proprio lavoro.
Google Time Insight sarà disponibile come funzione già attiva di default conservando, comunque, la possibilità di essere disattivata manualmente.
Quali sono gli eventi tracciati da Google Time Insight?
La metrica più accurata è quella relativa a Google Meet poiché esiste un filo diretto col tool che permette di tracciare i tempi di ogni riunione.
Andando nello specifico però, ecco quali sono gli eventi che attivano il conteggio:
- La risposta “Sì” alla richiesta di partecipazione a una riunione.
- La presenza in una riunione di almeno un altro ospite.
- Il flag “Occupato” in quella fascia oraria sul tuo calendario.
- La durata inferiore alle 8 ore.
Quali sono gli eventi che non attivano il tracciamento di Google Time Insight?
Potremmo dire che un evento non viene considerato se siamo gli unici partecipanti a una riunione, ossia non ci sono altre persone invitate, e se la risposta all’evento non è “Sì”.
Quindi, rispondere “Forse” o “No” non attiva lo strumento.
Come Time Insight effettua i calcoli
Le informazioni sulla ripartizione del tempo attualmente sono tre, suddivise sulla base delle diverse attività e attivatori già elencati.
- Ripartizione del tempo
Nella sezione Time Breakdown possiamo individuare i seguenti indici:
- 1:1, meeting con una sola altra persona
- 3+ guests: meeting con almeno altri due utenti
- Need to respond: meeting a cui abbiamo risposto “No”, “Forse” o non abbiamo fornito alcuna risposta
- Remaining time: tempo in cui non si è in una sessione meeting o fuori ufficio. Questo indice funziona soltanto se le ore lavorative sono state impostate.
- Tempo speso in meeting
Il tempo speso durante i meeting viene calcolato come media. Anche in questo caso è possibile visualizzare i dati in modi differenti:
- Giornaliero, settimanale, programmazione, a 5 giorni: la media è calcolata in base al tempo trascorso in meeting durante le tre settimane precedenti
- Mensile: la media è calcolata sulla base del tempo trascorso in meeting nei tre mesi precedenti
È importante ricordare che se non siete impegnati nel meeting programmato o out of office al momento della riunione, quelle ore sono scalate dal conteggio totale. Allo stesso modo, se due meeting risultano accavallati si privilegia la riunione 1:1. Se i meeting sovrapposti sono entrambi dello stesso genere, invece, sarà conteggiato il tempo totale impiegato tenendo conto però solo di una delle riunioni: quella di durata maggiore.
- Utenti in meeting con noi
Un ulteriore profilo d’analisi riguarda gli utenti con cui abbiamo trascorso più o meno tempo durante le nostre riunioni. In particolare vengono menzionate:
- Le prime 5 persone con cui è stato trascorso più tempo
- Un elenco dei contatti chiave per monitorare il tempo trascorso insieme (massimo 10 contatti)
È importante ricordare che conta soltanto il tempo trascorso con persone in meeting con meno di 15 persone e che non viene calcolato chi ha declinato l’invito.
Google Workspace: cosa cambia e perché Time Insight è un valore aggiunto
L’idea di Google era di consentire ad ogni utente di avere traccia di come usufruisce del suo tempo, almeno quello organizzato tramite Google Calendar.
La risposta a questa necessità è proprio Time Insight, un’esperienza web personalizzata, analitica e ottimizzata per i propri processi.
Google precisa che questo strumento, nonostante sia già disponibile per gli utenti, è ancora in fase di miglioramento. Ulteriori rollout sono previsti nei prossimi mesi per l’introduzione di quanti e più precisi dati possibile.
All’interno di Google Workspace, Time Insight è disponibile nelle versioni Business Standard, Business plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus e Non Profits.
Non è tuttavia ancora disponibile per i piani Essential, Business Starter, Enterprise Essential, Education Fundamentals, Frontline, GSuite Basic e clienti Business.
Per gli utenti finali, invece, la funzionalità è attiva ma verrà rilasciata in modo graduale: la partenza è stata il 30 agosto per gli amministratori mentre dal 6 al 20 settembre toccherà a tutti gli altri utenti. Non è necessario attivare o modificare alcuna impostazione perché sarà attivato di default sui nostri profili.
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